Pułapki administracyjne na drodze do oszczędności - jak sprawnie odzyskać zwrot akcyzy w transporcie drogowym?

Proces odzyskiwania zwrotu akcyzy od paliwa w transporcie drogowym jest skomplikowany i czasochłonny ze względu na złożoność przepisów i konieczność dopełnienia wielu formalności. Nie pomagają również występujące różnice administracyjne między krajami UE. Wiążą się one z wymogiem znajomości prawa lokalnego, które nieustannie się zmienia. To sprawia, że część firm transportowych decyzję o rozliczeniu podatku może odkładać na później, tymczasem na tym finansowo tracąc. Zwrot zwiększa rentowność przedsiębiorstwa transportowego. Dzięki działaniom w tym zakresie przewoźnicy mogą odzyskać nawet do ok. 800 zł (ok. 200 euro) za każde 1000 litrów paliwa. Gdzie można ubiegać się o rekompensatę i jakie obowiązują stawki? Jakie warunki trzeba spełnić i na co trzeba uważać w procesie składania wniosku?

Zwrot podatku – dlaczego się opłaca?

Zwrot akcyzy jest jednym ze sposobów optymalizacji kosztów. Jego zastosowanie w połączeniu z przemyślaną i odpowiednio wcześniej zaplanowaną strategią tankowania może przynieść przewoźnikom wymierne korzyści. Realnie wpływa na budżet firmy, poprawiając jej rentowność. Wysokość kwoty, którą można odzyskać zależy głównie od kraju, w którym dokonano tankowania oraz obowiązującej aktualnie stawki za akcyzę w danym miejscu.

-  W wielu państwach UE stawki akcyzy zmieniają się nawet kilkukrotnie w ciągu roku, a różnice między krajami są wyraźne. Na jednym tankowaniu 1000 litrów można zaoszczędzić ponad 800 zł (ok. 200 euro), co może przełożyć się na redukcję kosztów nawet do kilku, kilkudziesięciu tysięcy złotych, biorąc pod uwagę skalę całej floty. Warto zaznaczyć, że najwyższy zwrot przewoźnik otrzyma w Belgii. Wynosi on ok. 820 zł za każde 1000 litrów paliwa (ok. 191 euro). We Francji można odzyskać kwotę w wysokości ponad 650 zł za jedno tankowanie do 1000 litrów (ok. 155 euro). Z kolei w Słowenii kwota ta sięga ok. 450 zł (108 euro za 1000 litrów) – podkreśla Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader, Grupa Eurowag.

Wyzwania firm transportowych na drodze do uzyskania podatku

Dla firm transportowych ubieganie się o rekompensatę środków z tytułu akcyzy jest ogromnym wyzwaniem. Najczęściej przewoźnicy mają trudności ze spełnieniem wymagań dokumentacyjnych. Często mierzą się również z problemami w zakresie złożoności przepisów i różnic proceduralnych między krajami oraz długiego okresu rozpatrywania wniosku.

- W procedurze odzyskiwania zwrotu akcyzy nie wystarczy jedynie „nauczyć się” jednolitej ścieżki postępowania krok po kroku. To zdecydowanie za mało. Trzeba dobrze orientować się w lokalnych przepisach prawa poszczególnych krajów UE i obserwować ich zmiany na bieżąco. Co więcej, przy składaniu dokumentacji do danego urzędu należy być bardzo skrupulatnym. Nawet najmniejsza pomyłka może opóźnić proces zwrotu, tak jak np. miało to miejsce w przypadku jednej z firm transportowych, korzystających z leasingu ciężarówek. Otrzymała ona wezwanie z francuskiego urzędu z prośbą o uzupełnienie podpisów w umowie. Mimo że, dany pojazd był prawidłowo użytkowany, brak pieczęci leasingodawcy pojazdu przyczynił się do tego, że przewoźnik czekał na wypłatę środków kilka miesięcy. Takich sytuacji jest więcej, bo jednym z największych trudności na tym polu są właśnie niekompletne lub niewłaściwie złożone dokumenty, np. bez wymaganych podpisów czy umowy leasingowe bez numeru VIN (tj. numeru identyfikacyjnego pojazdu) – komentuje Katarzyna Hondowicz, Senior Tax Coordinator, Grupa Eurowag

Przewoźniku, jakie warunki musisz spełnić?

Przewoźnik o zwrot może ubiegać się w wybranych krajach UE. Obecnie jest on dostępny w Belgii, Chorwacji, Hiszpanii, Francji, Słowenii, we Włoszech i na Węgrzech.  Proces odzyskiwania podatku rozpoczyna się dopiero po podpisaniu przez firmę transportową dokumentów aktywacyjnych, które pozwalają na formalne uruchomienie postępowania. Następnie należy spełnić kilka kluczowych warunków regulacyjnych. Refundacja dotyczy wyłącznie pojazdów o DMC (tj. dopuszczalna masa całkowita) równej lub większej niż 7,5 tony. Jak zauważa Karolina Styrcz z Grupy Eurowag, istotnym wymogiem jest również to, że nie można stosować uniwersalnych kart paliwowych.

- Uniwersalne karty nie są akceptowane w procesie rozliczeń akcyzy. Jeśli firma transportowa chce mieć możliwość ubiegania się o zwrot, musi stosować karty paliwowe obsługiwane przez systemy zwrotowe. Takie karty są wtedy przypisywane do konkretnych pojazdów, by zyskać wgląd do szczegółów dokonywanych transakcji paliwowych, m.in. o tym, kiedy, gdzie i ile litrów oleju napędowego zatankowano – podkreśla Karolina Styrcz z Grupy Eurowag.

Ponadto firma ubiegająca się o kompensatę pieniędzy, musi posiadać ważną licencję transportową, potwierdzającą uprawnienia do wykonywania przewozów międzynarodowych. Istotne jest również to, by sprawdziła, czy składa komplet dokumentów, zwłaszcza w sytuacji, gdy jest leasingobiorcą. 

-  Jeśli firma transportowa korzysta z pojazdów w leasingu lub wynajmuje flotę, niezbędne jest złożenie wszystkich wymaganych dokumentów. Oznacza to, że umowy na pojazd muszą zwierać nr VIN (tj. nr identyfikacyjny ciężarówki). Należy także pamiętać o koniecznych podpisach i stemplach obu stron czy obowiązkowo załączyć harmonogram spłat rat – dodaje Katarzyna Hondowicz z Grupy Eurowag.

Z kolei ekspertka Karolina Styrcz zaznacza również, że dodatkowe obowiązki musi spełnić przedsiębiorstwo transportowe, które wnioskuje o rozliczenie akcyzy w Belgii oraz Hiszpanii – W tych państwach procedura może rozpocząć się dopiero po nadaniu firmie numeru podatkowego NIF. Należy uwzględnić również to, że podczas rejestracji czy rozpatrywania wniosków urzędnicy mogą zażądać od przewoźnika dostarczenia tłumaczeń przysięgłych umów leasingu lub najmu, co jest częstą praktyką administracyjną – mówi Karolina Styrcz, ekspertka Grupy Eurowag.

Zwrot akcyzy w trybie ekspres – ile trwa standard i jak go przyspieszyć?

Standardowy czas oczekiwania na weryfikację złożonego wniosku o zwrot podatku wynosi od kilku miesięcy do nawet dwóch lat. Czas realizacji zależy od kilku czynników, takich jak:

• poprawności i kompletności dokumentów,
• lokalnych wymagań administracyjnych,
• obciążenia pracą urzędów, zajmujących się weryfikacją wniosków,
• rodzaju umów, w szczególności dotyczących leasingu lub najmu, które mogą wiązać się z koniecznością dostarczenia tłumaczeń przysięgłych,
• wybranego okresu rozliczeniowego, który różni się w zależności od kraju.

Przede wszystkim czas oczekiwania na decyzję urzędu zależy od właściwie przygotowanej dokumentacji. Ważne jest to, by o nią odpowiednio zadbać już na etapie składania wniosku.

- Skompletowanie pełnego zestawu dokumentów i ich prawidłowe wypełnienie już na samym początku jest najważniejsze i ma kluczowe znaczenie dla pozytywnego rozpatrzenia sprawy o odzyskanie części podatku. Dobrą praktyką jest zwrócenie uwagi na wszystkie niezbędne podpisy, przypisanie kart paliwowych do konkretnych ciężarówek, a w przypadku umów leasingowych upewnienie się, że są one prawidłowo sporządzone. W dopełnieniu tych wszystkich formalności pomagają nasi specjaliści, którzy przejmują komunikację z poszczególnymi organami podatkowymi i zdejmujemy z firmy transportowej odpowiedzialność za kwestie prawne. Zajmujemy się przygotowaniem potrzebnych dokumentów do wniosku, jego rejestracją i bieżącą obsługą do zakończenia procesu, a w razie konieczności również i apelacją - komentuje Karolina Styrcz, ekspertka Grupy Eurowag.

Z kolei ekspertka Katarzyna Hondowicz z Grupy Eurowag, podkreśla również, że na szybkość realizacji zwrotu wpływa również wybranie okresu rozliczeniowego. 

-  Jednym ze skutecznych sposobów na usprawnienie procedury odzyskiwania należności są miesięczne cykle rozliczeń, które dostępne są w Belgii, Chorwacji i Hiszpanii. Pozwalają one znacznie szybciej uzyskać zwrot pieniędzy od tych państw, w których możliwe są rozliczenia wyłącznie w ujęciu kwartalnym, jak np. we Francji, Włoszech i na Węgrzech lub rocznym, jak np. w Słowenii. Firmy transportowe mogą również skorzystać z naszej usługi finansowania akcyzy tzw. Advanced Payment, dzięki któremu otrzymują środki niemal natychmiast po złożeniu wniosku, a my przejmujemy proces rozliczenia z urzędem. W ten sposób firma nie musi czekać wiele miesięcy na decyzję administracyjną – zaznacza Katarzyna Hondowicz, ekspertka Grupy Eurowag.

Ubieganie się o zwrot akcyzy nie jest łatwym procesem, ale przy odpowiednim podejściu stanowi realne narzędzie optymalizacji kosztów. Dla firm działających w transporcie międzynarodowym może on poprawić rentowność, w szczególności w czasach rosnących kosztów operacyjnych.