NagrodA specjalna Ministra Cyfryzacji "Skrzydła IT" dla Uniwersytetu Gdańskiego

Nagrodę specjalną Ministra Cyfryzacji w konkursie „Skrzydła IT w Administracji” za innowacyjny i prototypowy w obszarze szkolnictwa wyższego i nauki projekt „System Informacji Zarządczej UG – Kokpity Menadżerskie” odebrał podczas uroczystej gali Prorektor ds. Rozwoju i Finansów UG prof. Paweł Antonowicz. Skrzydła IT jest to nagroda przyznawana corocznie najlepszym projektom informatycznym realizowanym przez instytucje publiczne.

W konkursie Skrzydła IT w Administracji nagradzane są narzędzia ułatwiające dostęp do usług publicznych, poprawiające jakość obsługi oraz komunikacji z obywatelami i innymi urzędami. W konkursie wyróżniane są projekty stanowiące wzór do naśladowania pod względem sposobu wdrożenia i osiągniętych korzyści.                                                

Innowacyjność Systemu Informacji Zarządczej (tzw. SIZ – kokpity menedżerskie) Uniwersytetu Gdańskiego polega na synergii technologii (Power BI – ang. Business Intelligence), procesów i kultury zarządzania. Rozwiązanie to nie tylko cyfryzuje pracę administracji, ale przede wszystkim ułatwia podejmowanie decyzji, podnosząc jakość zarządzania i wykorzystując dane z różnych obszarów jako ważne wsparcie strategicznego rozwoju uczelni. System informacji Zarządczej składa się z 4 modułów: Studenckiego, Dydaktycznego, Zarządzania Personelem i Finansowego (opisy poniżej).

- System Informacji Zarządczej Uniwersytetu Gdańskiego to przykład dojrzałego, skalowalnego i bezpiecznego rozwiązania IT, które realnie wspiera zarządzanie dużą organizacją publiczną. Projekt nie tylko usprawnia codzienne procesy, lecz także tworzy fundament dla długofalowej efektywności finansowej, organizacyjnej i strategicznej, stanowiąc modelowe rozwiązanie możliwe do benchmarkowania i replikacji w innych instytucjach sektora publicznego – powiedział Prorektor ds. Rozwoju i Finansów UG dr hab. Paweł Antonowicz, prof. UG, który w uczelni odpowiada za system.  

Wdrożenie SIZ przyniosło wymierne efekty w kilku kluczowych obszarach:

1. Szybkość i jakość decyzji

• dostęp do aktualnych danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego,
• eliminacja ręcznego raportowania i wielokrotnego przetwarzania danych,
• jedno „źródło prawdy” dla całej organizacji.

2. Efektywność procesów

• skrócenie czasu przygotowania analiz i zestawień zarządczych,
• automatyzacja raportów cyklicznych,
• ograniczenie ryzyka błędów wynikających z ręcznej obróbki danych.

3. Wymierne korzyści finansowe

• lepsza kontrola kosztów i przychodów na poziomie uczelni i wydziałów,
• optymalizacja pensum dydaktycznego, w tym na studiach niestacjonarnych,
• ograniczenie kosztów związanych z niewykorzystanymi urlopami,
• skuteczniejsze zarządzanie należnościami (windykacja).

4. Wsparcie dla zrównoważonego rozwoju uczelni

• racjonalne planowanie oferty dydaktycznej w oparciu o dane rekrutacyjne i

analizy drop-outów,

• lepsze dopasowanie zasobów kadrowych do rzeczywistych potrzeb studentów,
• integracja SIZ z systemem raportowania strategii (BSC).

Przy tworzeniu projektu „System Informacji Zarządczej UG – Kokpity Menadżerskie” brali udział: Prorektor ds. Rozwoju i Finansów UG dr hab. Paweł Antonowicz, prof. UG, Kanclerz UG dr hab. Aneta Oniszczuk-Jastrząbek, prof. UG, Kwestor UG mgr Marzena Wojtaszko, a także  Kierownik Biura Kontrolingu UG mgr Krzysztof Dalke i Dyrektor Centrum Informatycznego UG Magdalena Bugaj wraz z zastępcami. 

Nagrodę wręczono podczas uroczystej gali w Zakopanem w dniu 15.04.2026 r., Nagrodę specjalną z rąk przedstawiciela Ministerstwa Cyfryzacji w imieniu Uniwersytetu Gdańskiego odebrał Prorektor ds. Rozwoju i Finansów UG wraz z Kwestor UG.

O systemie: SIZ – System Informacji Zarządczej

Informacja w dzisiejszym świecie jest kluczowa dla rozwoju każdej organizacji. Jakość informacji zarządczej determinuje natomiast jakość podejmowanych decyzji menedżerskich. W tym celu w Uniwersytecie Gdańskim opracowano innowacyjny System Informacji Zarządczej (SIZ). Realizacja projektu w istotny sposób zwiększyła szybkość oraz dostępność danych, w szczególności danych finansowych. Umożliwiło to sprawne reagowanie na dynamicznie zmieniające się uwarunkowania ekonomiczne. W wyniku wdrożenia SIZ wszyscy pracownicy – w tym kadra kierownicza – otrzymali stały dostęp do kluczowych informacji związanych z ich codziennymi procesami biznesowymi. Rozwiązanie to wyraźnie podniosło efektywność podejmowania decyzji na każdym poziomie organizacji i wspiera dalszy rozwój Uniwersytetu. Cel ten osiągnięto przy użyciu Report Server Power BI poprzez integrację rozporoszonych informacji z różnych programów oraz baz danych. System Informacji Zarządczej jest zbudowany w oparciu o  najbardziej zaawansowane narzędzie raportujące na rynku. Umożliwia jednocześnie eliminację błędów poprzez dostęp bezpośrednio do baz danych, a także zwiększa komfort decyzyjny oraz związany z procesami optymalizacyjnymi upoważnionego użytkownika.

System informacji Zarządczej składa się z następujących modułów:

Moduł Studencki

Kokpit „Rekrutacja” umożliwia precyzyjną analizę źródeł, z których napływają do Uczelni przyszli studenci. Ma to również istotny wymiar społeczny – dzięki danym o liczbie studentów miejscowych i zamiejscowych możliwe jest wiarygodne oszacowanie zapotrzebowania na miejsca w akademikach.  Narzędzie pozwala także na bieżącą modyfikację i doskonalenie oferty programowej, tak aby coraz lepiej odpowiadała na potrzeby edukacyjne kandydatów.

Istotnym uzupełnieniem tego rozwiązania jest kokpit dotyczący „drop-outów”, który dostarcza informacji o rotacyjności studentów na poszczególnych kierunkach, wspierając proces podejmowania decyzji w obszarze zarządzania ofertą dydaktyczną i jakością kształcenia.

Moduł Dydaktyczny

W module tym znajduje się między innymi kokpit dotyczący pensum, który w przejrzysty i czytelny sposób wspiera optymalne konstruowanie obciążenia dydaktycznego na poszczególnych kierunkach. Bieżąca weryfikacja planowanego pensum (aż do momentu jego zamknięcia) umożliwia elastyczne i trafne ustalanie obsady dydaktycznej, z uwzględnieniem aktualnych potrzeb studentów oraz dostępności kadry.

Moduł Zarządzania Personelem

Aby wspierać kadrę zarządzającą na wydziale, powstał kokpit „Urlopy”. Prezentuje on w czasie rzeczywistym zarówno wykorzystane, jak i planowane urlopy każdego pracownika. Rozwiązanie to znacząco ogranicza koszty związane z niewykorzystanymi urlopami, a jednocześnie umożliwia pracownikom pełną regenerację – bez negatywnego wpływu na funkcjonowanie Uniwersytetu.

Moduł Finansowy

Uzupełnieniem całego systemu są kokpity finansowe. Prezentują one nie tylko ogólny obraz sytuacji finansowej całego podmiotu, ale również szczegółowe dane dotyczące poszczególnych jednostek oraz realizowanych zadań. Dzięki swojej przekrojowości z kokpitów korzysta bardzo szeroka grupa użytkowników – od kadry zarządzającej, aż po dysponentów konkretnych zadań.