Kontrole 360 stopni – zdalnie i terenowo. ZUS i PIP sprawdzą więcej i dokładniej, na celowniku konkretne branże

W 2025 r. ZUS sprawdził ponad 452 tys. osób przebywających na zwolnieniach lekarskich, wstrzymując świadczenia w 28,1 tys. przypadków, a w 2026 ta skala ma jeszcze wzrosnąć. Od 13 kwietnia obowiązują już nowe, szersze uprawnienia – także w formie zdalnego nadzoru – a od 8 lipca do intensywnych działań dołączy PIP. Inspektorzy urzędu planują na ten rok ponad 1000 wizyt w budownictwie oraz setki działań sprawdzających w rolnictwie, energetyce, górnictwie, leśnictwie czy gospodarce morskiej. Pod ich lupą znajdą się także inne sektory, a szczególny nacisk zostanie położony na bezpieczeństwo pracy i narażenie na czynniki szkodliwe. W centrum uwagi będzie również sposób wykorzystywania zwolnień lekarskich, czas pracy, legalność zatrudnienia i warunki wykonywania obowiązków.

Przed nami początek nowej ery kontroli na rynku pracy. Zgodnie z nowymi przepisami ZUS i PIP odchodzą od doraźnych działań na rzecz stałego, wielopoziomowego nadzoru – prowadzonego jednocześnie w terenie i zza biurka. Dzięki analizie danych i kontroli zdalnej instytucje będą wiedziały o nas więcej i szybciej zareagują na nieprawidłowości, co oznacza jedno: znacznie trudniej będzie ukryć jakiekolwiek naruszenia.

ZUS przyspiesza i rozszerza kontrole. Tak działa nowy system

Zmiany obowiązujące od 13 kwietnia 2026 r. to największa od lat reforma kontroli zwolnień lekarskich. ZUS nie tylko zyskał nowe uprawnienia, ale też zmienił sposób działania – z kontroli punktowych przechodzi do systemu ciągłego nadzoru. Kontrolerzy mogą dziś wejść do miejsca pobytu osoby na L4, wylegitymować ją, żądać wyjaśnień, ale też prowadzić kontrole zdalne – analizując dane, aktywność czy dokumenty bez fizycznej obecności. Nawet bez wizyty sprawdzą np. czy ktoś nie wykonuje pracy w innym miejscu, nie prowadzi działalności zarobkowej albo nie funkcjonuje w sposób sprzeczny z celem zwolnienia.

Istotną zmianą jest także doprecyzowanie pojęć, które do tej pory pozostawiały pole do interpretacji. Za pracę zarobkową uznawana będzie każda aktywność przynosząca dochód – niezależnie od formy zatrudnienia, także wykonywana dorywczo czy bez formalnej umowy. Z kolei działania niezgodne z celem zwolnienia to wszystkie te, które mogą opóźnić powrót do zdrowia lub utrudnić leczenie. Oznacza to, że nawet pozornie niewinne aktywności mogą zostać zakwestionowane, jeśli stoją w sprzeczności z zaleceniami lekarza, a konsekwencją może być utrata prawa do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia.

– To przełomowa zmiana jakościowa. Do tej pory wielu pracowników traktowało kontrolę jako coś incydentalnego. Dziś mówimy o systemie, który działa w tle cały czas – także zdalnie. Nieprawidłowości mogą być wychwytywane szybciej i na większą skalę, nawet bez wizyty kontrolera – mówi Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres. – Dla pracodawców to również sygnał, że odpowiedzialność się rozszerza – szczególnie w firmach zatrudniających powyżej 20 osób, które same mają uprawnienia do kontroli L4. To już nie tylko rola ZUS, ale element zarządzania organizacją – dodaje.

Liczby pokazują, że system już teraz działa na dużą skalę. W całym 2025 r. przeprowadzono 452,3 tys. kontroli zwolnień lekarskich. W tym okresie wydano łącznie 28,1 tys. decyzji wstrzymujących wypłatę świadczeń. Za tymi decyzjami idą konkretne kwoty. Od stycznia do grudnia 2025 r. wartość wstrzymanych zasiłków chorobowych wyniosła ponad 45 mln zł. Co więcej, z powodu mechanizmu ograniczenia podstawy zasiłku chorobowego i świadczenia rehabilitacyjnego po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego do 100% przeciętnego wynagrodzenia, w okresie I-XII 2025 r. obniżono wypłaty o 254 581,7 tys. zł, a dotyczyło to 122,1 tys. osób.

– Mówimy o realnych pieniądzach i bardzo konkretnych konsekwencjach – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Skala decyzji wstrzymujących świadczenia i obniżających ich wysokość przestaje być marginalna, a zaczyna mieć systemowy charakter. W 2026 roku, przy nowych uprawnieniach i coraz szerszym wykorzystaniu narzędzi cyfrowych, liczba takich decyzji może jeszcze wzrosnąć – nie tylko dlatego, że kontroli będzie więcej, ale przede wszystkim dlatego, że będą one szybsze, dokładniejsze i trudniejsze do obejścia – zaznacza Magda Dąbrowska, prezeska Grupy Progres.

PIP wchodzi do gry. Od lipca kontrole zdalne i terenowe

Od 8 lipca 2026 r. swoje działania zintensyfikuje PIP. Nowością będzie możliwość prowadzenia kontroli zdalnych – inspektorzy będą analizować dokumentację pracowniczą, ewidencję czasu pracy, wynagrodzenia czy umowy bez konieczności wizyty w firmie. Nie oznacza to jednak ograniczenia kontroli w terenie – wręcz przeciwnie. Urząd planuje szeroko zakrojone działania w najbardziej ryzykownych branżach, ale także działania przekrojowe.

– Inspekcja pracy łączy dziś dwa światy – fizyczną obecność na miejscu i analizę danych. To oznacza, że firmy mogą być sprawdzane równolegle na kilku poziomach. Kontrola nie kończy się na jednej wizycie, może mieć charakter ciągły – podkreśla Magda Dąbrowska. – Żadna branża nie powinna zakładać, że jej to nie dotyczy. Nawet jeśli nie jest wprost wskazana w planie kontroli, może zostać objęta działaniami np. w zakresie czasu pracy, wynagrodzeń czy legalności zatrudnienia – dodaje prezeska Grupy Progres.

Branże pod szczególnym nadzorem

Największe natężenie działań skupi się na budownictwie – w 2026 r. zaplanowano ponad 1000 kontroli na placach budów, prowadzonych praktycznie na każdym etapie inwestycji. Inspektorzy pojawią się zarówno przy dużych, złożonych projektach, jak i na mniejszych budowach, gdzie ryzyko naruszeń jest równie wysokie. Kontrole będą miały charakter kompleksowy – obejmą pełne spektrum bezpieczeństwa pracy – ale też specjalistyczny, m.in. na wczesnym etapie realizacji inwestycji czy przy projektach infrastrukturalnych, w tym kolejowych. W centrum uwagi znajdą się bezpośrednie zagrożenia życia i zdrowia, organizacja pracy na wysokości, zabezpieczenie terenu budowy, a także legalność zatrudnienia i odpowiedzialność całego łańcucha – od inwestorów po podwykonawców. Równolegle około 1200 pracodawców z sektora budowlanego zostanie objętych działaniami prewencyjnymi – szkoleniami, doradztwem i wsparciem eksperckim, które mają realnie ograniczyć skalę wypadków przy pracy.

Wyraźnie zarysowany jest także kierunek działań w rolnictwie, gdzie zaplanowano około 240 kontroli, w tym 80 realizowanych w ramach tzw. warunkowości społecznej, powiązanej z dostępem do środków unijnych. To oznacza, że wynik kontroli może bezpośrednio przełożyć się na finansowanie działalności. Inspektorzy będą sprawdzać nie tylko bezpieczeństwo pracy przy maszynach czy sposób stosowania chemikaliów, ale też organizację pracy sezonowej, przygotowanie pracowników – w tym szkolenia i badania – oraz warunki sanitarne. Kontrole obejmą zarówno wizyty w gospodarstwach, jak i szczegółową analizę dokumentacji, zwłaszcza tam, gdzie pojawia się podwyższone ryzyko wypadków lub naruszeń przepisów.

W górnictwie działania będą równie intensywne, choć bardziej punktowe – obejmą 19 kontroli w zakładach podziemnych oraz 120 w kopalniach odkrywkowych. Ich zakres wykracza poza standardowe BHP i obejmuje także kwestie organizacji czasu pracy, nadgodzin, prawa do odpoczynku czy wynagrodzeń. Równolegle inspektorzy będą analizować stan techniczny maszyn, kwalifikacje pracowników i ich przygotowanie do pracy w warunkach szczególnego ryzyka. Oznacza to kontrole zarówno „na dole”, jak i na poziomie zarządzania procesem pracy – ze szczególnym naciskiem na eliminowanie sytuacji, które mogą bezpośrednio zagrozić życiu.

Leśnictwo, gdzie zaplanowano około 200 kontroli, pozostaje sektorem szczególnej uwagi ze względu na wysoki poziom ryzyka. Inspektorzy skoncentrują się przede wszystkim na pracach szczególnie niebezpiecznych – ścince drzew, pracy w trudnym terenie i organizacji zespołów roboczych. Sprawdzane będzie nie tylko stosowanie środków ochrony indywidualnej, ale też sposób nadzoru nad pracownikami oraz legalność zatrudnienia, zwłaszcza w przypadku umów cywilnoprawnych i samozatrudnienia, które w tej branży są powszechne.

W energetyce zaplanowano 28 kontroli, ale ich znaczenie jest nieproporcjonalnie duże względem liczby. Obejmą operatorów systemów dystrybucyjnych oraz firmy współpracujące, a ich głównym celem będzie weryfikacja bezpieczeństwa prac przy urządzeniach elektroenergetycznych – zarówno tych wykonywanych pod napięciem, jak i przy jego wyłączeniu. Szczególny nacisk zostanie położony na to, czy firmy wdrożyły procedury bezpieczeństwa wynikające z wcześniejszych wypadków i czy realnie funkcjonują one w praktyce.

Jeszcze szerszy zakres obejmie sektor gospodarki morskiej, gdzie kontrole nie mają określonego limitu. Inspektorzy będą obecni w portach, stoczniach, przy pracach przeładunkowych i inwestycjach hydrotechnicznych. To środowisko pracy o podwyższonym ryzyku, dlatego weryfikacji podlegać będą zarówno warunki pracy, jak i organizacja procesów oraz przestrzeganie przepisów BHP – często w dynamicznych i trudnych warunkach operacyjnych.

Z kolei w ochronie zdrowia zaplanowano 40 kontroli w podmiotach leczniczych, ale ich zakres jest wyjątkowo szeroki. Obejmą one ocenę narażenia pracowników na czynniki biologiczne, chemiczne i fizyczne – w tym substancje rakotwórcze, mutagenne i reprotoksyczne. Inspektorzy sprawdzą także przygotowanie personelu do pracy, w tym aktualność badań i szkoleń, ocenę ryzyka zawodowego oraz to, czy pracownicy są realnie informowani o zagrożeniach i sposobach ich ograniczania.

Choć lista branż objętych szczególnym nadzorem jest rozbudowana, nie jest zamknięta. Kontrole coraz częściej będą miały charakter przekrojowy i mogą objąć każdą firmę – niezależnie od sektora. Inspektorzy skupią się na kluczowych obszarach funkcjonowania rynku pracy: czasie pracy, wynagrodzeniach, ewidencji zatrudnienia, stosowaniu umów cywilnoprawnych, samozatrudnieniu czy zatrudnianiu cudzoziemców. Coraz większą rolę odegra też analiza warunków pracy w modelu zdalnym i hybrydowym – żadna branża nie może dziś zakładać, że pozostanie poza zasięgiem kontroli.

Kary: kto i za co zapłaci

Pracownicy mogą stracić prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia, jeśli wykonują pracę zarobkową, wykorzystują L4 niezgodnie z celem lub utrudniają kontrolę. W praktyce oznacza to często konieczność zwrotu kilku lub kilkunastu tysięcy złotych.

Pracodawcy muszą liczyć się z mandatami do 2 tys. zł (do 5 tys. zł przy recydywie) oraz grzywnami sądowymi do 30 tys. zł. Najpoważniejsze naruszenia mogą skutkować wstrzymaniem działalności lub skierowaniem sprawy do prokuratury.

– Najważniejsze jest to, że odpowiedzialność jest dziś rozłożona na obie strony rynku pracy. Pracownik ryzykuje utratą świadczeń, a pracodawca – realnymi karami finansowymi i operacyjnymi. To system, który ma działać prewencyjnie, ale będzie też bezwzględny wobec nadużyć – podkreśla Magda Dąbrowska.

Rynek pracy pod stałym nadzorem

Nowy model kontroli obejmuje dziś zarówno pracowników, jak i pracodawców – od sposobu korzystania ze zwolnień lekarskich po organizację pracy w najbardziej wymagających sektorach gospodarki. Zdalne kontrole, analiza danych i intensywne działania w terenie sprawiają, że nadzór staje się ciągły i wielopoziomowy, a każda nieprawidłowość – niezależnie od branży – może zostać szybko wykryta.